Tips om beter om te gaan met online meetings

1. Werk met 2 type meetings : een korte (25 minuten ) én een lange sessie (55 minuten). Door aan te geven dat de meeting 25 of 55 minuten duurt voorzie je automatisch voor jezelf 5 minuten pauze tussen elke meeting.
2. Benoem bij de start van de meeting dat bij jullie de duur van de meeting altijd gerespecteerd wordt én dat dit heilig is.
3. Bepaal vooraf in samenspraak de agenda van de meeting.
4. Bouw minstens 5 min pauze in tussen elke meeting
5. Als dit toch niet lukt en je voelt dat je moeite hebt om aandachtig te blijven, stel een korte pauze voor tijdens een online meeting
6. Als een pauze niet aanvaard zou worden, zeg dat je even naar het toilet moet, drinken wilt halen,… en dwing zo die pauze toch af ☺
7. Zorg voor ochtendgymnastiek (wandelen, sporten, yoga ). Doe dit voor jouw werkdag begint. Als je een gezin hebt, doe je dit bij voorkeur als iedereen nog ligt te slapen ☺
8. Neem tijdens de middagpauze 30 minuten tijd voor jouw innerlijke wereld. Eventjes geen contact met de buitenwereld en rust in je geest. Een halfuurtje niet denken.Geen gedachten. Wegen om dit te bereiken zijn meditatie, yoga of een middagdutje.

Tips om de hoeveelheid online meetings te verminderen

1. Stel zelf voor om een 1 op 1 online meeting te vervangen door een wandelvergadering bv. voor een brainstorm of met een collega die dichtbij woont
2. Meet enkel indien dit echt nodig is.

Is elke ingeplande meeting wel echt nodig? Of kan ook iets per mail worden geregeld? Durf jouw aanwezigheid bij meetings ook in vraag te stellen. Bij het bedrijf Alan bijvoorbeeld vergadert men enkel indien dit écht nodig is. Bovendien zijn vergaderingen met meer dan  3 personen daar heel erg uitzonderlijk, omdat ze die als erg inefficiënt ervaren.

1. Bedenk of je zelf iets kan doen aan of anders kan denken over jouw gevoel dat je te weinig gewaardeerd wordt
2. Vraag het eerst informeel aan een dichte collega. Begin klein en vraag aan een collega. Wat vond je dat ik goed deed vandaag? Wat vind je een succesverhaal van mij in mijn werk? Een lastig verhaal? Waarom? Deel eventueel eerst jouw eigen ervaring om dan te kijken of dit overeenkomt met hoe de collega dit ervaart.
3. Vraag het formeel aan de teamverantwoordelijke en vraag of hij openstaat om eens te experimenteren met een nieuwe type gesprek : het collega-gesprek.

Wij zijn erg fan van meetings per 3 of 4 collega’s. Naar onze beleving creëert dat een vertrouwde veilige en toch voldoende werkbare omgeving snel goed en betrokken samen te werken.

• Dagdoelen delen : houd elke ochtend een korte meeting omtrent ieder zijn dagdoelstellingen : Iedereen deelt zijn doelen van de dag/week. De 2 andere collega’s mogen feedback geven
• Collega-wandeling : houd wekelijks of 2 wekelijks 1 collega-wandeling, koppel dit aan een brainstorm die toch moet gebeuren
• Heb je een te groot team ? Doe wekelijks ook enkele collega-meetings in kleinere groepjes bv. met 3 of 4. Dit is een ideale groepsgrootte om een betrokken en veilig omgeving te creëren. Licht de andere collega’s wel in zodat zij zich niet uitgesloten voelen
• Samen sporten op dezelfde dag en sportfoto’s delen met elkaar
• Virtuele bureau : je kan een virtuele werkruimte creëren. Met bv 3 of 4 of 1 collega zit je in een online meeting. Jullie bespreken echter niks. Het enige wat jullie doen is het landschapskantoor simuleren
• Humor : deel je werkoutfit/werkplaats met jouw collega’s in een foto in een whatsapp groep.
• Vragen stellen. Bij de start van elke meeting stel je een niet-professionele vraag aan elkaar.  Bijvoorbeeld als je jezelf een cadeau mocht geven, wat zou dat zijn?